Dématérialisation des factures en Belgique : Comment IOvision anticipe les réformes européennes

Nous y sommes, la dématérialisation des factures n’est plus un simple projet à l’horizon plus ou moins lointain. Elle devient progressivement une obligation réglementaire dans de nombreux pays européens.

À commencer par nos voisins, la Belgique, qui fait partie des pays précurseurs. La réforme y entrera en vigueur le 1er janvier 2026 elle devient progressivement une obligation réglementaire dans de nombreux pays européens.

La dématérialisation des factures : une réforme qui s’accélère en Europe

Cette échéance belge peut servir d’annonce à ce qui attend le marché français d’ici le 1er septembre 2026, date à laquelle la dématérialisation des factures deviendra obligatoire chez nous pour les grandes et moyennes entreprises.

Sur notre logiciel de gestion d’affaires IOvision, nous avons donc anticipé ces évolutions, en y intégrant dès maintenant la dématérialisation des factures clients pour la Belgique. Cela nous permet notamment de poser les bases de ce que IOvision proposera lors de l’arrivée de la réforme en France.

Pourquoi anticiper la dématérialisation dès maintenant ?

Nous vous recommandons, en effet, d’anticiper vous aussi ces évolutions au sein de votre entreprise.

Attendre la dernière minute pour se conformer à une réforme aussi structurante comporte plusieurs risques :

• des projets menés dans l’urgence
• des équipes peu ou mal formées
• des processus de facturation fragilisés
• et parfois des interruptions dans l’émission des factures

Si vous anticipez, vous vous accordez le temps de sécuriser vos flux de migration et tester les processus, tout en préparant vos équipes à ces changements.

Une dématérialisation conforme et sécurisée, via une plateforme agréée

Quand on est éditeur de logiciel, mettre en oeuvre la facturation électronique au sein de notre progiciel de gestion d’affaires, cela ne s’improvise pas. Il faut obligatoirement être accompagné par une plateforme agréée, qui doit garantir la conformité règlementaire, la sécurité des échanges et la transmission entre les différentes plateformes des entreprises émettrices et destinataires.

Nous avons donc choisi Iopole, plateforme agréée reconnue, qui garantit :

• la conformité aux normes belges
• la compatibilité avec le réseau Peppol
• et la fiabilité des échanges de factures dématérialisées.

Ainsi, la complexité règlementaire et technique est gérée en arrière-plan pendant que vous continuez à travailler avec votre outil habituel.

Les prérequis indispensables à la dématérialisation des factures

Quels sont les éléments qu’il faut absolument avoir vérifiés et renseignés avant d’émettre des factures dématérialisées ?

Les informations de la fiche Société

La fiche Société, c’est la base de l’identité de l’émetteur de facture. Les éléments suivants doivent être exacts :

• l’adresse de la société
• le numéro SIRET (ou numéro d’immatriculation)
• le numéro de TVA intracommunautaire

Lorsque vous générez et transmettez des factures électroniques, ces informations sont utilisées automatiquement. Il faut les vérifier attentivement, car une donnée incorrecte peut bloquer ou invalider le processus.

Les informations sur les fiches Tiers

Du côté du client, il y a un point très important, c’est le champ “immatriculation 1” sur la fiche tiers. C’est cet identifiant qui permet à la plateforme agréée de transmettre la facture au bon destinataire.

En Belgique, cet identifiant correspond au numéro BCE du client.

Que se passe-t-il si la dématérialisation est activée pour la société émettrice et que ce champ n’est pas renseigné ?

• une règle de gestion bloquante s’applique
• la facture ne pourra pas être envoyée de manière dématérialisée

Le contrôle des informations sur la fiche Tiers évite toute transmission non conforme ou erronée.

Certification de l’identité de l’émetteur : une étape obligatoire

La réglementation impose également une certification officielle de l’émetteur des factures électroniques.
Cela signifique que :

• le responsable de la société doit s’identifier auprès de la plateforme agréée
• cette identification se fait via un lien sécurisé transmis par IOvision
• elle permet de certifier que la société est bien autorisée à émettre des factures dématérialisées.

Cette étape est obligatoire et participe à la sécurisation globale du dispositif.

Comment dématérialiser une facture dans IOvision ?

La bonne nouvelle, c’est que le processus de facturation ne change pas. Vous pouvez continuer de créer vos factures clients comme vous le faites déjà aujourd’hui.

Une fonction dédiée sur la fiche facture

Lorsque la facture est prête, un simple clic permet de l’envoyer à la plateforme agréée. Cette fonction est visible uniquement si :

• la facture respecte toutes les règles de gestion
• l’utilisateur dispose du droit “Émettre la facture en dématérialisation”

À quel moment une facture est-elle prête à être dématérialisée ?

Une facture peut être envoyée en dématérialisation si :

• il s’agit d’une facture client (interne ou mixte)
• aucune règle de gestion n’est en alerte
• elle est à l’état Facturé ou Facturé et enregistré en comptabilité
• elle n’a pas déjà été transmise à une plateforme agréée

IOvision vérifie automatiquement l’ensemble de ces conditions avant l’envoi.

Un format conforme aux normes belges : l’UBL

Les factures sont générées au format UBL, un format structuré conforme :

• aux normes belges
• au réseau Peppol
• et aux exigences de la facturation électronique européenne.

Certains champs sont obligatoires, comme le buyerreference.


Par défaut, IOvision renseigne ce champ avec les informations du contact destinataire (nom, prénom, email), garantissant ainsi la conformité du fichier.

Si un fichier UBL est généré mais jugé non valide, IOvision relance automatiquement une nouvelle génération, sans action de l’utilisateur.

Transmission et contrôle via le réseau Peppol

Une fois générée :

• la facture est transmise automatiquement à la plateforme agréée connectée à IOvision
• puis envoyée à la plateforme agréée du client destinataire

Deux cas peuvent empêcher l’envoi :

• le client n’est pas présent dans l’annuaire Peppol
• ou il est présent mais ne peut pas recevoir de factures dématérialisées

Dans ces situations, l’utilisateur est clairement informé et la facture n’est pas envoyée.

Un cycle de vie suivi directement dans IOvision

Une facture dématérialisée suit un cycle de vie spécifique, avec des statuts mis à jour automatiquement dans IOvision.

Ces statuts sont visibles :

• sur la fiche facture
• dans le tableau de recherche des factures clients

Pour la Belgique, ces statuts restent facultatifs et dépendent de la plateforme de réception du client. Ils peuvent donc ne pas être toujours disponibles ou à jour.

Archivage et traçabilité sans outil supplémentaire

Les factures UBL sont conservées sur les serveurs IOvision, au même titre que les factures PDF.
Aucune interface externe n’est nécessaire, car tout se pilote depuis IOvision, de l’émission au suivi.

La Belgique aujourd’hui, en attendant la France

Notre conseil, c’est de faire en sorte que cette mise en place de la dématérialisation pour la Belgique puisse servir d’étape stratégique pour votre entreprise, d’ici à ce que la réforme arrive en France en septembre 2026 pour les grandes et moyennes entreprises.

Cela doit vous permettre :

• de répondre à une obligation réglementaire immédiate
• de préparer sereinement l’arrivée de la réforme française en septembre 2026
• et d’offrir aux utilisateurs IOvision une transition progressive, sans interruption

Nous sommes à votre disposition pour toute question concernant cette réforme et les changements que cela implique dans les processus internes.