Logiciel ERP de gestion d’affaires pour bureaux d’études

L’ERP conçu pour accompagner les bureaux d’études en croissance.

Une donnée continue, du CRM à la facturation

Dans un bureau d’études, les données commerciales, opérationnelles et financières ne devraient pas être gérées dans des circuits séparés. Avec IOvision, une opportunité suivie dans le CRM peut alimenter le devis, puis le devis accepté devient la base de l’affaire et du projet. Les temps, frais et données d’avancement renseignés pendant sa réalisation peuvent ensuite être exploités pour préparer la facturation et piloter la rentabilité.

L’information suit ainsi le cycle de l’affaire sans devoir être ressaisie à chaque étape. Les équipes commerciales, chefs de projet, collaborateurs et fonctions administratives travaillent à partir d’une même donnée, selon leurs droits et leurs responsabilités.

CRM → Devis → Affaire / Projet → Temps & frais → Facturation → Pilotage

• Réduction des doubles saisies et des versions contradictoires

• Accès à l’information selon les droits de chaque profil

• Traçabilité des données tout au long de l’affaire

Chiffrer ce qui est vendu et ce qu’il faut mobiliser

Dans le devis, IOvision distingue les produits vendus au client des prestations nécessaires à leur réalisation : profils mobilisés, temps prévus et coûts associés. Cette structure permet de chiffrer une étude, puis de conserver une base de comparaison entre ce qui a été prévu et ce qui est réalisé pendant l’affaire.

Pour approfondir : la gestion des projets d'un bureau d'études

Plan de charge et Gantt adaptés à votre organisation

Vos ingénieurs, projeteurs et dessinateurs interviennent simultanément sur de nombreuses affaires. IOvision vous aide à coordonner les projets, les ressources et les échéances dans un même plan de charge.

• Visualisez la charge par projet, par ressource ou par équipe.

• Planifiez sur la période adaptée à votre activité, puis ajustez les affectations selon les disponibilités et les échéances.

• Appuyez-vous sur une planification automatique fondée sur les règles définies pour le projet, avec des ajustements manuels.

Certaines études demandent une affectation précise ; d’autres nécessitent une charge répartie sur plusieurs semaines ou plusieurs mois, avec une liberté d’organisation pour les intervenants. Le paramétrage du plan de charge doit tenir compte de ces pratiques et des contraintes de vos équipes.

En projetant la charge par période et par compétence, le plan de charge permet également de repérer les besoins de capacité qui ne pourront pas être couverts par les équipes disponibles et d’anticiper les futurs besoins en ressources.

➡️ Anticiper la charge et les besoins en recrutement d’un bureau d’études

Des temps saisis à la facture, selon les règles de vos contrats

Les collaborateurs peuvent imputer leurs temps sur les projets et prestations afin d’alimenter le suivi des affaires, la facturation et l’analyse de rentabilité. Selon l’organisation du bureau d’études, les temps peuvent être saisis en jours ou en heures et faire l’objet d’une validation avant leur exploitation.

➡️ Comment suivre les temps passés sur les projets d’un bureau d’études ?

• Saisie des heures et frais, validation (multi) hiérarchique

• Préparez les factures à partir des temps ou des échéances, selon les règles de chaque contrat.

• Émission des factures électroniques via une plateforme agréée.

Selon le contrat, la facturation peut s’appuyer sur les temps réalisés, un échéancier, l’avancement ou un déclenchement ponctuel.

Pour les affaires facturées au temps passé, les données alimentent une pré-facture que le responsable contrôle avant émission. Le temps consommé et le montant facturé restent deux informations distinctes pour analyser la rentabilité de l’affaire.

➡️ Comment automatiser la facturation dans un bureau d’études ?

Gestion documentaire & conformité chantier

Plans, rapports d’essais, dossiers techniques : chaque document est versionné, tracé et rattaché à la bonne affaire.

• Outil de GED intégrée avec droits d’accès finement paramétrables

• Traçabilité des signatures clients et des pièces jointes (PV, DOE)

• Rappels automatiques des contrôles périodiques, certifications, assurances RC

Comparez le budget, les coûts réalisés et le reste à faire de vos affaires

Le budget de départ ne suffit pas à connaître la rentabilité d’une étude en cours. IOvision rapproche les coûts prévus, les coûts réalisés et le reste à faire pour suivre le point de sortie de l’affaire. Les temps, frais, achats et données de sous-traitance alimentent cette lecture selon le périmètre géré dans l’ERP.

• Comparez le prévu et le réalisé pour repérer les écarts pendant le projet.

• Actualisez le reste à faire afin de réestimer les coûts nécessaires pour terminer l’étude.

• Analysez la rentabilité par projet et par entité de votre organisation, selon les droits de chacun.

La fiabilité des prévisions dépend de la mise à jour des temps, de l’avancement et du reste à faire par les personnes responsables.

➡️ Comment piloter la rentabilité d’un bureau d’études : marges, coûts, KPI et prévisions

Workflows & notifications personnalisables

Automatisez certaines validations, rappels et seuils critiques afin de sécuriser et accélérer vos processus de travail.

• Libre de paramétrage des règles par les gestionnaires

• Notifications dans IOvision ou par e-mail

• Circuits de validation paramétrés selon les rôles, les étapes et les responsabilités.

• Validation des devis et des feuilles de temps selon les règles de votre organisation.