LOGICIEL ERP : POURQUOI L'INTÉGRER DANS VOTRE ENTREPRISE ?

Un ERP (en anglais, Enterprise Ressource Planning), est logiciel de gestion d’entreprise. C’est en quelque sorte l’épicentre digital de l’organisation de votre société. On le rencontre également sous le nom de PGI (Progiciel de Gestion Intégré), mais étant originaire des États-Unis, il est plus souvent désigné par son acronyme anglais.

En quoi un ERP est-il le cœur de l’organisation de votre activité ? C’est pour sa vocation à planifier, organiser et traiter chaque composante des métiers clés, de manière à améliorer leur productivité et, donc, la rentabilité de votre entreprise.

Qu’est-ce qu’un logiciel ERP ?

C’est un véritable couteau suisse digital. L’ERP centralise, en une base de données unique, chaque outil nécessaire à la bonne gestion de votre entreprise. Toutes les composantes essentielles qui vous permettent de piloter votre activité sont présentes.

Le centre de pilotage de vos différents métiers

- La gestion commerciale, des achats et des stocks

- La gestion des ressources humaines et de la paie

- La gestion de projets et d’affaires

- La comptabilité et la finance

- La gestion de la relation client (CRM)

Ces composantes représentent les principaux modules fonctionnels de votre ERP, couvrant vos différents périmètres de gestion.

Un outil qui fait travailler vos données entre elles

L’ERP permet à ces différentes fonctions de communiquer entre elles, et même de travailler entre elles. C’est en centralisant les bases de données de vos différents services qu’il peut les coordonner de manière à automatiser différentes actions :

- Votre service commercial enregistre une nouvelle vente ? La vente est directement renseignée au sein de l’ERP. La vente s’inscrit sur le journal des ventes, et l’écriture comptable est transmise au responsable de la comptabilité.

- L’un de vos collaborateurs effectue une demande de jours de congés ? Celle-ci remonte à son manager qui peut la valider. Suite à cela, la période de congés sera automatiquement intégrée dans la planification du projet ainsi que dans l’agenda du demandeur, et le solde de ses jours de congés s’actualise.

Ainsi, dès lors que vous ajoutez ou modifiez des données dans l’un de ces modules, cela a un effet immédiat sur les autres modules. Ces résultats sont visibles de la même façon par tous les utilisateurs de l’ERP au sein de votre entreprise (selon un système de droits accordés bien entendu), favorisant la transparence, le partage et la transmission des informations.

Pourquoi utiliser un logiciel ERP ?

C’est un outil essentiel dans la croissance de votre entreprise, non seulement pour les gains de temps et de productivité dont il vous fait bénéficier ; mais aussi pour vous donner une bonne vision des indicateurs de gestion.. Par exemple, si l’on reprenait les exemples cités ci-dessus, et que l’on effectuait ces mêmes actions sans l’utilisation d’un ERP, quel serait le résultat ?

Réduire les tâches chronophages

Sans ERP, les données devraient être saisies manuellement par chaque service. Parfois, la même personne serait contrainte de faire de la double saisie. Le commercial devrait donc renseigner la vente dans son tableur, puis modifier l’état des stocks dans un autre fichier sur un outil tiers, et la transmettre enfin au service comptable.

Outre la perte de temps que cela engendrerait, le fait de devoir saisir plusieurs fois une même donnée augmente le risque d’erreur, notamment de duplication ou de pertes de données. L’ERP a donc pour rôle de minimiser l’intervention humaine, afin de réduire ces risques.

Piloter la rentabilité de l’entreprise à l’aide de KPI précis

Quel que soit votre métier au sein de l’entreprise, vous avez besoin de connaître, à tout moment, l’avancée des objectifs fixés pour votre département. Pour cela, le logiciel est capable d’agglomérer des données provenant des différents métiers et de vous fournir les indicateurs de performance attendus, permettant le pilotage de votre activité. On retrouve notamment :

- Des KPIs commerciaux : visualisez l’avancée du chiffre d’affaires généré par vos équipes, agences, directions régionales, etc.

- Des KPIs financiers : permettant de suivre et contrôler la rentabilité de vos différents métiers, à travers différents axes analytiques. Vous pouvez ensuite apporter des ajustements en fonction du déroulé des tâches.

- Des KPIs RH : visualisez l’avancée de vos recrutements et la durée moyenne d’un recrutement. Des tableaux de bord sociaux vous présentent également d’autres ratios, comme la part de CDD/CDI, la diversité femmes / hommes, la gestion des emplois et des compétences, permettant d’obtenir toutes les informations utiles pour votre stratégie RH.

- En gestion de projet : retrouvez des indicateurs de coûts et de délais, comme les coûts réels, les taux de retard, les écarts de délais, etc.

Son évolutivité l’adapte à la croissance de votre entreprise

Une entreprise non équipée d’un ERP utilise en général des applications métiers (donnant une vision cloisonnée) ou même des logiciels de bureautique, comme Excel. Bien que ces outils lui permettent de suivre son activité, assez rapidement, ils ne sont plus suffisants et ne peuvent pas garantir une bonne gestion ; notamment en cas de changement d’environnement lié à sa croissance, sa diversification, etc. Ils ne sont en effet ni suffisamment complets, ni évolutifs et leurs interactions sont restreintes.

Tandis qu’un ERP peut, lui, évoluer, en intégrant de nouvelles fonctionnalités, ou en s’interfaçant avec d’autres logiciels ou applications (c’est-à-dire en intégrant leurs données, à travers un workflow de partage automatique de données).

Combien coûte un logiciel ERP ?

Son installation et la période de prise en main qui s’ensuit représentent des investissements en termes de ressources humaines et de temps. Son coût financier, quant à lui, est notamment influencé par la façon dont l’entreprise accède à son ERP. Mais il est important d’avoir en tête que ces outils ont bien évolué et qu’un ERP n’est pas forcément une usine à gaz au coût important, comme cela était le cas il y a encore 10 ans. Bien au contraire.

Un ERP utilisé en SaaS, le choix de l’accessibilité

Lorsque l’ERP est utilisé en SaaS, c’est-à-dire sous forme de service hébergé sur le cloud, l’hébergement est assuré par l’éditeur. Celui-ci met son ERP à disposition de ses clients, moyennant un abonnement. L’éditeur supporte les coûts d’infrastructure et assure un fonctionnement opérationnel de l’outil, en le maintenant à jour sans interruption.

Le coût de cet abonnement dépend du nombre d’utilisateurs à qui il est destiné, au sein de l’entreprise cliente.

Le nombre de modules fonctionnels qui sera proposé dans la solution peut aussi déterminer le prix de l’abonnement.

Un ERP installé dans votre système d’information

Si vous optez pour l’installation de votre ERP directement dans votre système d’information, un premier coût correspond au matériel dans lequel il faut investir pour équiper votre entreprise. Un serveur de qualité est notamment indispensable.

À cela s’ajoute :

- Le coût des licences logicielles en fonction du nombre d’utilisateurs souhaité

- Les éventuels développements supplémentaires pour personnaliser davantage la solution selon vos besoins

- Le paramétrage sur mesure de la solution selon les spécificités de votre entreprise. S’il y lieu de l’interfacer avec d’autres outils, cela peut être pris en compte au moment de l’intégration.

- Les frais de maintenance annuelle, de mise à jour et de support

Les coûts annexes

Ils interviennent après le déploiement de la solution et peuvent notamment concerner :

- La formation des utilisateurs, essentielle pour s’assurer que les équipes vont adopter l’outil, qu’ils se sentiront à l’aise avec celui-ci et qu’il sera utilisé tel que prévu . Selon les cas et le contexte de votre entreprise, il faut bien penser qu’un nouvel outil est un réel changement et qu’il doit donc s’accompagner – notamment en impliquant les équipes dès le début du projet. Cela est d’ailleurs souvent l’opportunité d’impulser une nouvelle dynamique auprès des équipes, car cet outil leur simplifiera la vie.

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- L’analyse financière de vos différentes activités

- La saisie du temps passé sur chaque tâche par collaborateur, remontant directement à la comptabilité et aux ressources humaines

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