Si vous avez pour projet d’équiper le système d’information de votre organisation avec une solution de gestion intégrée, vous devez passer par certaines étapes préalables pour choisir au mieux votre nouvel outil.
Qu’il s’agisse de votre première solution de gestion ou que vous souhaitiez remplacer la vôtre après avoir identifié des signes d’obsolescence ou un manque d’évolutivité, voici les réflexions à mener en interne pour choisir votre nouvel outil et garantir sa bonne intégration.
Initier le projet
Au préalable, un membre de la Direction doit porter et soutenir le projet. Il s’agit du « sponsor » qui donne l’impulsion au projet, grâce à son rôle décisionnel au sein de l’entreprise.
Quels sont les besoins stratégiques de votre entreprise ?
Le sponsor exprime la nécessité de l’entreprise de s’équiper d’une nouvelle solution, car il a détecté des besoins stratégiques auxquels elle doit répondre. Par exemple :
- Quelle serait la couverture fonctionnelle de cette solution ? (Peut être présentée sous la forme d’une liste des processus standards)
- Quel montant économiserions-nous si nous pouvions réduire nos coûts de fonctionnement ?
- En quelle mesure s’améliorerait notre productivité si nous pouvions gagner du temps sur la facturation, les paiements, la transmission de documents ?
- Quels nouveaux projets aurions-nous le potentiel de mettre en oeuvre si nous réalisions ces économies de temps et de ressources financières ?
Quel budget prévoir pour déployer votre progiciel de gestion intégrée ?
Le sponsor doit décider d'un budget et éventuellement le défendre auprès du dirigeant s'il n'est pas cette personne. Il peut notamment s’appuyer sur :
- Les besoins stratégiques qu’il a identifié
- Une étude de prix sur les solutions en adéquation avec les besoins détectés
- La prise en compte des ressources actuelles de l’entreprise, mis en rapport avec les économies qu’elle projette de réaliser grâce à cette nouvelle solution
En termes de budget à prévoir pour réaliser ce projet, il faut prendre en compte les éléments suivants :
- Le coût de la licence de la solution, dépendant du nombre d’utilisateurs et des éventuels modules supplémentaires que l’on souhaite y installer
- L’intégration de l’outil, comprenant les coûts d’installation, de paramétrage et de test
- Les coûts des ressources internes qui auront pour objectif de mettre en oeuvre la solution retenue
- Les coûts éventuels d'un prestataire en Assistance à Maîtrise d'Ouvrage (AMOA)
- Les coûts de formation après le déploiement
- Les coûts de maintenance