PRÉPARER À L'INTÉGRATION D'UN NOUVEAU PROGICIEL DE GESTION INTEGRÉE

Si vous avez pour projet d’équiper le système d’information de votre organisation avec une solution de gestion intégrée, vous devez passer par certaines étapes préalables pour choisir au mieux votre nouvel outil.

Qu’il s’agisse de votre première solution de gestion ou que vous souhaitiez remplacer la vôtre après avoir identifié des signes d’obsolescence ou un manque d’évolutivité, voici les réflexions à mener en interne pour choisir votre nouvel outil et garantir sa bonne intégration.

Initier le projet

Au préalable, un membre de la Direction doit porter et soutenir le projet. Il s’agit du « sponsor » qui donne l’impulsion au projet, grâce à son rôle décisionnel au sein de l’entreprise.

Quels sont les besoins stratégiques de votre entreprise ?

Le sponsor exprime la nécessité de l’entreprise de s’équiper d’une nouvelle solution, car il a détecté des besoins stratégiques auxquels elle doit répondre. Par exemple :

- Quelle serait la couverture fonctionnelle de cette solution ? (Peut être présentée sous la forme d’une liste des processus standards)

- Quel montant économiserions-nous si nous pouvions réduire nos coûts de fonctionnement ?

- En quelle mesure s’améliorerait notre productivité si nous pouvions gagner du temps sur la facturation, les paiements, la transmission de documents ?

- Quels nouveaux projets aurions-nous le potentiel de mettre en oeuvre si nous réalisions ces économies de temps et de ressources financières ?

Quel budget prévoir pour déployer votre progiciel de gestion intégrée ?

Le sponsor doit décider d'un budget et éventuellement le défendre auprès du dirigeant s'il n'est pas cette personne. Il peut notamment s’appuyer sur :

- Les besoins stratégiques qu’il a identifié

- Une étude de prix sur les solutions en adéquation avec les besoins détectés

- La prise en compte des ressources actuelles de l’entreprise, mis en rapport avec les économies qu’elle projette de réaliser grâce à cette nouvelle solution

En termes de budget à prévoir pour réaliser ce projet, il faut prendre en compte les éléments suivants :

- Le coût de la licence de la solution, dépendant du nombre d’utilisateurs et des éventuels modules supplémentaires que l’on souhaite y installer

- L’intégration de l’outil, comprenant les coûts d’installation, de paramétrage et de test

- Les coûts des ressources internes qui auront pour objectif de mettre en oeuvre la solution retenue

- Les coûts éventuels d'un prestataire en Assistance à Maîtrise d'Ouvrage (AMOA)

- Les coûts de formation après le déploiement

- Les coûts de maintenance

Choisir l’équipe pilote de votre projet

Afin de s’assurer de la bonne tenue de votre projet d’implémentation de votre nouvel outil, vous devez cibler des postes clés pour votre équipe pilote, qui a pour mission de porter ce nouveau projet au sein de votre entreprise. Les questions à se poser sont les suivantes :

- Qui est le sponsor du projet ?

- Qui doit piloter ce projet ?

- De qui ce responsable doit être entouré ?

Les bonnes pratiques pour constituer votre équipe projet ERP

La composition de votre équipe projet ne doit pas être faite au hasard, elle doit correspondre aux besoins pour lesquels vous souhaitez intégrer votre nouvelle solution. Par conséquent, il est recommandé de veiller aux points suivants :

- L’équipe doit être composée d’au moins une personne de la direction

- Le nombre de collaborateurs qui la composent doit être en adéquation avec l’envergure de votre projet ERP

- Éviter de concentrer toutes les responsabilités sur un seul collaborateur

- Confier les responsabilités clés aux collaborateurs qui sont entièrement dédiés au projet ERP

Le chef de projet

Le chef de projet s’occupe de la logistique et de la réalisation opérationnelle du projet d’intégration de l’ERP. Il supervise l’avancement des tâches effectuées par les différentes équipes, est en charge du suivi des plannings, des coûts et de la communication interne autour du projet.

Son rôle de superviseur global l’amène à valider la faisabilité technique et fonctionnelle des opérations.

Les utilisateurs clés

Au moment de définir les rôles et de composer votre équipe, il faut tenir compte de l’importance de choisir des collaborateurs qui sachent travailler ensemble, mais aussi avec l’équipe de l’intégrateur de la nouvelle solution.

En plus du sponsor du projet, dont nous avons décrit le rôle plus-haut, votre équipe projet doit également comporter des utilisateurs clés. Il doit s’agir de collaborateurs représentatifs des différents métiers de votre entreprise.

Leur rôle est de promouvoir le projet d’intégration de l’ERP au sein de votre entreprise, ils doivent donc être présents à toutes les étapes de celui-ci.

Grâce à leurs retours d’utilisation du prototype élaboré de la future solution, les utilisateurs clés fournissent des renseignements importants au chef de projet en termes de cohérence entre la nouvelle solution et le système d’information existant.

Également chargés du paramétrage fonctionnel, ils peuvent proposer au chef de projet différents types de tests et de recette.

Rédiger le cahier des charges

Après avoir procédé à l’analyse de l’existant au sein de votre structure (cartographie des processus, documentation, organisation interne, système d’information), vous devez spécifier les besoins de votre entreprise et les fonctionnalités attendues dans votre future solution de gestion intégrée. La spécification de ces besoins doit aboutir à la proposition d’un cahier des charges à votre intégrateur ERP.

Recenser les besoins des futurs utilisateurs

À travers les différents services de votre organisation, les futurs utilisateurs de cette solution de gestion peuvent avoir des besoins métier particuliers en fonction de leurs missions. Il est essentiel de cerner ces besoins afin de les formaliser clairement. Cette étape présente deux avantages notoires :

- Vous mobilisez vos équipes autour du projet avant son déploiement, ce qui participe au management de la conduite du changement

- Vous gagnez du temps lors du processus de choix de votre nouvel outil

Le recensement des besoins participe à l’obtention de l’adhésion des futurs utilisateurs au nouvel outil.

Comment recenser ces besoins ?

Vous pouvez réunir les futurs utilisateurs pour analyser les avantages de ce projet. Il s’agit d’observer concrètement les effets de l’arrivée de ce nouvel outil au sein des différents services. Vous pouvez notamment vous interroger sur les problématiques suivantes :

- Combien de temps perdons-nous chaque mois à cause de l’absence de cet outil ?

- Combien de temps gagnerions-nous si nous avions une meilleure coordination entre notre service commercial et notre service production; entre notre service production et notre service financier ?

Une fois que vous avez relevé les attentes des différents métiers de votre entreprise, vous pouvez les valider, définissant ainsi les objectifs globaux de votre projet.

Valider les besoins fonctionnels

Selon la taille de votre structure, le niveau de précision de l’expression de vos besoins sera plus ou moins détaillé. Vous devez veiller à réunir les informations suivantes :

- La description des activités de votre entreprise, accompagnée des chiffres clés de votre activité (nombre d’employés, de transactions quotidiennes, d’implantations, etc)

- Les attentes principales liées à votre projet

- Les spécificités de votre entreprise par processus majeurs

Identifier les éventuels besoins futurs

S’assurer que votre nouvelle solution soit à l’épreuve du temps et des évolutions de votre entreprise est essentiel pour garantir sa durée de vie et optimiser votre investissement de départ. Vous devez donc anticiper ce que pourront être vos futurs besoins :

- Projetez-vous d’ouvrir de nouveaux sites sur le territoire national ?

- Votre entreprise a-t-elle pour vocation de s’internationaliser ?

- Avez-vous pour projet de développer de nouveaux produits ou services ?

De tels changements doivent être anticipés pour s’assurer que votre nouvel outil sache y répondre le moment venu.

Bien que l’on puisse être facilement tenté d’inscrire à cette liste tous les projets dont on rêve pour son organisation, il est important de hiérarchiser et de prioriser les besoins en fonction de leur degré d’importance.

Préparer la conduite du changement

Cette étape est fondamentale pour les entreprises qui s’apprêtent à déployer une nouvelle solution de gestion intégrée. Puisqu’il s’agit d’un investissement conséquent en termes de temps et de budget, il est important de s’assurer que l’outil sera accepté et utilisé comme il se doit par vos collaborateurs.

Ces derniers peuvent avoir certaines habitudes de travail depuis plusieurs mois ou plus, et le passage d’un outil à l’autre, entraînant de nouveaux processus et de nouvelles fonctionnalités, peut être déstabilisant.

Il est donc recommandé de veiller aux points suivants :

- Consulter vos collaborateurs en amont pour bien comprendre leurs processus et leurs besoins

- Les impliquer dans le projet

- Leur présenter l’intérêt et les bénéfices qu’ils pourront tirer de son utilisation

- Leur permettre de tester par eux-mêmes les fonctionnalités et l’ergonomie de l’outil à travers un environnement de test

- Communiquer sur les différentes étapes et sur une date de mise en œuvre finale auprès de l’ensemble de vos collaborateurs. Celle-ci doit prendre en compte les délais de préparation, de test et de déploiement

- Prévoir un temps de formation des principaux utilisateurs et identifier des référents sur le sujet

Reprise des données : lesquelles choisir ?

La reprise des données consiste à sélectionner les données existantes que vous souhaitez conserver, avant de les importer vers votre nouvelle solution.

Vos données peuvent provenir de multiples sources et être stockées sur différents systèmes ou sur le cloud. Il est important de toutes les identifier, afin de ne pas en oublier lors de l’intégration.

Afin d’organiser au mieux cette reprise des données et éviter tous risques, nous recommandons de procéder dans l’ordre :

- Les données concernant les clients

- Les prospects

- Les projets

- La facturation

De plus, il est utile d’importer les coûts et le chiffre d’affaires des projets en cours pour avoir une meilleure analyse de rentabilité des projets en cours.

Choisir un prestataire : Pourquoi choisir IOvision ?

Notre solution de gestion intégrée IOvision favorise la bonne gestion et le pilotage à 360° de l’ensemble des activités de votre entreprise. Qu’il s’agisse de votre premier ERP, ou que vous envisagiez de changer votre ancienne solution, nous étudions vos besoins en profondeur pour une implémentation sereine et adaptée d’IOvision à votre système d’information. Pour y parvenir, nous vous accompagnons pendant toute la durée du projet, présent avec vous au sein de votre organisation.

Cette présence nous permet également de sensibiliser et de former l’ensemble de vos collaborateurs aux différentes fonctionnalités d’IOvision, ainsi que sur les avantages de son utilisation au quotidien. Nous assurons également la maintenance de votre nouvelle solution tout au long de votre utilisation.

Vous êtes une société prestataire de services

IOvision, solution de gestion à 360° de votre entreprise, est un outil puissant de pilotage de projets, conçu pour les sociétés prestataires de services.

IOvision est bâti pour :

- Les Bureaux d’études

- Les Sociétés d’ingénierie

- Les Entreprises de Services Numériques (ESN, SSII)

- Les Cabinets de conseil

- Les Éditeurs de logiciel

Vous souhaitez répondre à des enjeux stratégiques

Nos clients utilisent IOvision dans des contextes stratégiques à fortes valeurs ajoutées :

- Dans le cadre de prestations à l’international : IOTA Group, société d’ingénierie, qui met en avant les fonctionnalités de facturation tout pays, et la transversalité dans les opérations.

- Pour gérer des projets répartis sur plus de 20 agences et à l'international : Biotope, bureau d’étude dans l’environnement, accompagne ses clients en utilisant l’ensemble des modules proposés par IOvision. Leurs effectifs sont passés de 20 à près de 350 collaborateurs, depuis la mise en place d'IOvision à aujourd'hui

- Pour gérer de nombreux projets simultanément et faciliter la refacturation entre filiales : Study Technologies, spécialisée dans l’assistance à l’ingénierie ferroviaire, gère plus de 150 projets simultanément sur IOvision. L'outil a également contribué à la croissance de la société, dont les effectifs ont doublé depuis son déploiement en 2015.