UNE SOLUTION POUR VOTRE MÉTIER

Au départ des projets

Une fois la commande validée par le responsable commerciale, le projet peut démarrer. Je peux affiner sa structure budgétaire ainsi que les différents jalons à respecter : j’ajuste les sprints, j’alloue les ressources au projet en fonction des profils nécessaires et, selon le plan de charge de la société, des disponibilités des collaborateurs. Ces propositions et les conflits qu’elles peuvent mettre en évidence sont visualisables de manière concrète dans IOvision, et me permettent d’argumenter mes choix lors des échanges avec  les autres responsables de projet. Elle peut éventuellement conduire à informer le responsable RH de nouveaux besoins ; coordination  qui est grandement facilitée par le partage des informations et les différents indicateurs proposés.

De façon récurrente

Je contrôle les temps passés par les collaborateurs que j’encadre afin de vérifier leur cohérence avec le plan prévisionnel. Je valide les demandes de congés formulées par les membres de mon équipe en cohérence avec le planning des projets. Ma priorité est, de respecter les différents jalons des projets et de satisfaire les clients : la vision multi projets de l’outil m’offre un panorama des chantiers en cours et m’assure en permanence de gagner en fiabilité.

Dès que les feuilles de temps ont été totalement renseignées, je les valide et actualise les restes à faire. Il en est de même pour les notes de frais imputables au projet. Notre dirigeant et notre contrôleur de gestion suivent également la rentabilité des projets, et nous amènent à échanger pour trouver des solutions d’amélioration. Le responsable facturation me demande s’il est possible d’émettre une facture soumise à l’avancement du projet : je réponds rapidement via IOvision. Les indicateurs disponibles me permettent aussi d’avoir un suivi de compte client, au-delà d’un projet donné, et de suivre les objectifs annuels chiffrés qui peuvent m’être fixés.

En résumé

La totale visibilité et le soutien que m’apporte IOvision dans la gestion de mes projets sont précieux : ils me permettent de consacrer mon énergie à l’anticipation des prochaines étapes, et à la gestion des risques que je renseigne et suis directement dans l’outil. Les alertes  m’aident en particulier à détecter en temps réel des difficultés d’imputation ou de planning. L’outil apporte également une visibilité partagée par toute l’entreprise : cela nous permet d’être efficaces ensemble.

Jetez un œil à nos fonctionnalités concernant la Gestion de projets et d’affaires

De façon récurrente

Les différents services me transmettent les tableaux de bord nécessaires à l’établissement des reportings mensuels.

Ces différents états concernent aussi bien le volume de signature de bons de commande que la facturation, et me permettent de contrôler en temps réel l’activité financière de la société: Le suivi, par établissement et par centre de profit de l’activité de la société, m’est facilité notamment par une comparaison aisée aux prévisions et aux réalisations des années précédentes. Je peux effectuer des recherches et générer de nouveaux états si j’ai besoin d’informations complémentaires.

Je peux également établir des prévisionnels de trésorerie à court et moyen terme, réviser les budgets, analyser la rentabilité de la société et proposer au dirigeant des axes d’amélioration.

En résumé

Le fait que toutes les équipes travaillent sur un outil unique et partagé permet de centraliser en temps réel les données financières et de piloter rapidement l’activité de la société. 

Jetez un œil à nos fonctionnalités concernant la Comptabilité et facturation

De façon récurrente

Tous les matins, j’accède directement sur IOvision aux dossiers qui m’intéressent : mes opportunités, mes devis en cours, mes actions à traiter, mes clients et les prospects que je suis. Ce tableau de bord est essentiel car il me donne en un coup d’œil toute mes priorités de la journée.

Tout d’abord, je fais un point sur les devis à retravailler. Une fois finalisés, ils sont envoyés automatiquement aux clients. En un clic, je mets à jour les statuts de chacun d’entre eux. Si j’ai besoin de contacter mes interlocuteurs et échanger avec eux sur leur projet, j’utilise l’annuaire partagé d’IOvision. Le premier accord vient de m’être donné, je peux éditer dans IOvision le bon de commande associé.

Je m’attaque ensuite aux opportunités à venir et à la mise à jour de mon pipe de dossiers. Lors de mes visites sur le terrain, je peux accéder à IOvision avec l’interface mobile pour accéder notamment au carnet d’adresse et rédiger le compte-rendu de mes visites.

Au cours du point hebdomadaire avec mon directeur, nous parcourons l’ensemble des dossiers issus d’IOvision sur un tableau de bord défini pour cet usage. C’est  confortable de pouvoir travailler ensemble sur cette extraction d’IOvision sans avoir besoin de double saisie comme j’avais l’habitude de le faire précédemment.

Le responsable facturation m’informe d’un retard de règlement non justifié. Après vérification sur le module projet d’IOvision, je relance le client: la facture sera réglée le jour même.

Jetez un œil à nos fonctionnalités concernant la Gestion commerciale

Chaque mois                       

Les tableaux de bord que j’ai pu créer dans IOvision me permettent de suivre les temps passés par l’ensemble des collaborateurs sur les différents projets, et de veiller au respect des obligations légales (droit du travail, convention collective). Ces tableaux de suivi s’ajustent facilement en termes d’échelle : du projet à l’ensemble de la société, par équipe ou par centre de profit.

Suite à la validation des congés des collaborateurs par leur supérieur hiérarchique. IOvision me confirme les soldes restant, en un coup d’œil je peux vérifier la planification prévue sur les projets à venir et donner le feu vert final. Des états que j’ai définis me donnent la vision globale par type de congé: congé payé, RTT, ancienneté… Notre logiciel de paie est automatiquement alimenté par ces informations.

Le fait que l’ensemble des événements de la vie professionnelle du collaborateur soit conservé dans l’outil (formations, comptes rendus d’entretien annuel, visites médicales, ….) me permet de suivre facilement l’activité et l’évolution de carrière de chaque collaborateur, en regard de la stratégie de l’entreprise.

En résumé

IOvision me permet de gagner en temps et en  visibilité sur l’ensemble des ressources. C’est une véritable fluidité pour l’établissement des payes, le suivi du collaborateur et l’élaboration de l’ensemble des reportings nécessaires au pilotage du volet social de la société.

Jetez un œil à nos fonctionnalités concernant les Ressources Humaines

Au quotidien

Je saisis mon temps passé sur les différents projets au quotidien. L’outil me permet également d’indiquer les restes à faire sur les tâches qui m’incombent. La vision permanente des objectifs fixés avec toute l’équipe est appréciable car elle me permet de contrôler mon activité et de remonter d’éventuelles difficultés.
IOvision me procure également la vision de mon planning des semaines à venir.

Chaque mois

Les compteurs de congés/RTT sont accessibles en temps réel, je n’ai pas besoin de me référer à ma fiche de paie. Je déclare mes demandes d’absence qui vont être validées successivement par mon responsable hiérarchique et le responsable RH.

Chaque fin de mois, je déclare les frais que j’ai eus. Je peux, si je le souhaite, demander une avance qui est également tracée dans IOvision, et facilite ensuite la vérification de mes remboursements.

Une fois par mois, le responsable projet nous présente l’état d’avancement du projet. Cet état, fruit de notre contribution dans l’outil, nous permet de constater le résultat des efforts fournis et d’envisager la suite avec sérénité.

De façon régulière, 2 à 3 fois par an, je peux mettre à jour mon CV directement dans IOvision et mettre ainsi en avant les projets réalisés et les compétences acquises. Ces CV sont essentiels pour le responsable commercial dans sa démarche de recherche de nouveaux clients. 

Jetez un œil à nos fonctionnalités concernant la Transversalite