Quel budget prévoir pour l'installation d'un ERP ?

L’implantation d’un ERP au sein de votre entreprise représente une dépense importante mais nécessaire. Il faut savoir qu’il existe différents paramètres dont il faut tenir compte pour bien calculer son budget et ne pas se retrouver avec des dépenses non prévues en cours de route. Quels paramètres prendre en compte ? Quel est le budget d'un ERP ? IOvision vous aide à y voir plus clair. 

Le coût de la licence

C’est la première dépense liée à l’installation du logiciel ERP. Vous pouvez faire des économies au niveau de cette phase en téléchargeant gratuitement un ERP open source. Il vous faudra, dans ce cas-là, être certain d’avoir une personne qui a des connaissances approfondies en informatique pour pouvoir installer, paramétrer et mettre à jour votre ERP libre. Si vous optez pour une licence payante, sachez qu’elle inclut un accompagnement sous forme de formation pour ses utilisateurs. Le budget final du logiciel ERP dépendra également du nombre de ses utilisateurs ainsi que des modules supplémentaires que vous souhaitez implémenter en fonction de vos besoins.

Cette dépense est donc le début de l’intégration de votre futur outil d’accompagnement principal, l’ERP.

Le coût de l’intégration du progiciel

Cette phase d’intégration comprend les coûts de l’installation, du paramétrage ainsi que du test du logiciel ERP. Certains ERP incluent une enveloppe de frais de conseils dans le coût de la licence, assurant ainsi un accompagnement dans cette phase d’intégration.

Il faut également inclure à ce budget ERP, le coût de la migration des données, l’interfaçage, le nettoyage des informations non à jour… Ces dépenses sont essentielles pour le bon fonctionnement de votre progiciel, de quoi éviter bugs, saturation ou encore mauvaise utilisation de votre ERP.

Le coût du matériel nécessaire pour la migration des données

Autre composante qui entre dans le budget d'un ERP, c'est l’installation de nouveaux matériels, qui dépendra de la taille de votre entreprise et de vos choix sur l’ERP. Il vous faudra également tenir compte d’un éventuel serveur pour héberger votre base de données et du serveur de fichiers lors du dimensionnement. Ces matériels dépendront donc de vos choix : achat de la licence (l’hébergement de données se fera en interne), location de la licence (mode SAAS, il vous faudra seulement payer votre hébergeur de donnés).

Plus le budget alloué aux matériels est important et plus votre entreprise tournera plus rapidement et plus efficacement, voici donc une dépense à ne surtout pas négliger dans le calcul du budget d'un ERP.

Le coût de la formation après le déploiement de l’ERP

La plupart des formations ne sont pas incluses dans le forfait d’installation du logiciel. Il est donc nécessaire de prévoir un budget pour la formation des collaborateurs, afin de rendre l’utilisation du logiciel optimale.

Les premiers pas de vos collaborateurs doivent toujours être encadrés, un accompagnement interne sera aussi à prévoir (cet accompagnement est parfois inclus dans certains ERP). Il faut savoir – et prendre en compte dans le budget de l'ERP – que le déploiement de l’ERP entrainera un changement d’habitudes dans les process de vos collaborateurs et nécessitera un temps d’adaptation.

Ne faites pas l’impasse sur les formations, cette dépense est cruciale ! En effet, il serait dommage de dépenser une fortune en licence, intégration et matériels si vos collaborateurs ne sauront utiliser l’ERP correctement.

Le coût de la maintenance

Il vous faudra aussi consacrer un budget aux coûts de maintenance car ils ne sont (en général) pas inclus dans les forfaits. Or il est impératif de mettre à jour votre progiciel afin d’avoir la nouvelle version en permanence, prenant en compte des améliorations, d’éventuels nouveaux modules et une fluidité plus grande.

Les dépenses de maintenances peuvent paraître superflues. Pourtant, elles sont indispensables pour assurer le bon fonctionnement de votre ERP. Vous devez donc les inclure dès le départ dans le budget d'un ERP.

Le prix d’un ERP est variable et dépend des modules et fonctionnalités choisies par votre entreprise ainsi que du nombre de collaborateurs concernés. Les autres variables budgétaires à prendre en compte concernent l’intégration de l’outil, l’éventuelle nécessité de migration de données et la mise en place de services personnalisables tels que la maintenance, le service après-vente et la formation des collaborateurs.