Afin de s’assurer de la bonne tenue de votre projet d’implémentation de votre nouvel outil, vous devez cibler des postes clés pour votre équipe pilote, qui a pour mission de porter ce nouveau projet au sein de votre entreprise. Les questions à se poser sont les suivantes :
La composition de votre équipe projet ne doit pas être faite au hasard, elle doit correspondre aux besoins pour lesquels vous souhaitez intégrer votre nouvelle solution. Par conséquent, il est recommandé de veiller aux points suivants :
- Confier les responsabilités clés aux collaborateurs qui sont entièrement dédiés au projet ERP
Au moment de définir les rôles et de composer votre équipe, il faut tenir compte de l’importance de choisir des collaborateurs qui sachent travailler ensemble, mais aussi avec l’équipe de l’intégrateur de la nouvelle solution.
En plus du sponsor du projet, dont nous avons décrit le rôle plus-haut, votre équipe projet doit également comporter des utilisateurs clés. Il doit s’agir de collaborateurs représentatifs des différents métiers de votre entreprise.
Grâce à leurs retours d’utilisation du prototype élaboré de la future solution, les utilisateurs clés fournissent des renseignements importants au chef de projet en termes de cohérence entre la nouvelle solution et le système d’information existant.
Également chargés du paramétrage fonctionnel, ils peuvent proposer au chef de projet différents types de tests et de recette.
Rédiger le cahier des charges
Après avoir procédé à l’analyse de l’existant au sein de votre structure (cartographie des processus, documentation, organisation interne, système d’information), vous devez spécifier les besoins de votre entreprise et les fonctionnalités attendues dans votre future solution de gestion intégrée. La spécification de ces besoins doit aboutir à la proposition d’un cahier des charges à votre intégrateur ERP.
Recenser les besoins des futurs utilisateurs
À travers les différents services de votre organisation, les futurs utilisateurs de cette solution de gestion peuvent avoir des besoins métier particuliers en fonction de leurs missions. Il est essentiel de cerner ces besoins afin de les formaliser clairement. Cette étape présente deux avantages notoires :
- Vous mobilisez vos équipes autour du projet avant son déploiement, ce qui participe au management de la conduite du changement
- Vous gagnez du temps lors du processus de choix de votre nouvel outil
Le recensement des besoins participe à l’obtention de l’adhésion des futurs utilisateurs au nouvel outil.
Comment recenser ces besoins ?
Vous pouvez réunir les futurs utilisateurs pour analyser les avantages de ce projet. Il s’agit d’observer concrètement les effets de l’arrivée de ce nouvel outil au sein des différents services. Vous pouvez notamment vous interroger sur les problématiques suivantes :
- Combien de temps perdons-nous chaque mois à cause de l’absence de cet outil ?
- Combien de temps gagnerions-nous si nous avions une meilleure coordination entre notre service commercial et notre service production; entre notre service production et notre service financier ?
Une fois que vous avez relevé les attentes des différents métiers de votre entreprise, vous pouvez les valider, définissant ainsi les objectifs globaux de votre projet.
Valider les besoins fonctionnels
Selon la taille de votre structure, le niveau de précision de l’expression de vos besoins sera plus ou moins détaillé. Vous devez veiller à réunir les informations suivantes :
- La description des activités de votre entreprise, accompagnée des chiffres clés de votre activité (nombre d’employés, de transactions quotidiennes, d’implantations, etc)
- Les attentes principales liées à votre projet
- Les spécificités de votre entreprise par processus majeurs
Identifier les éventuels besoins futurs
S’assurer que votre nouvelle solution soit à l’épreuve du temps et des évolutions de votre entreprise est essentiel pour garantir sa durée de vie et optimiser votre investissement de départ. Vous devez donc anticiper ce que pourront être vos futurs besoins :
- Projetez-vous d’ouvrir de nouveaux sites sur le territoire national ?
- Votre entreprise a-t-elle pour vocation de s’internationaliser ?
- Avez-vous pour projet de développer de nouveaux produits ou services ?
De tels changements doivent être anticipés pour s’assurer que votre nouvel outil sache y répondre le moment venu.
Bien que l’on puisse être facilement tenté d’inscrire à cette liste tous les projets dont on rêve pour son organisation, il est important de hiérarchiser et de prioriser les besoins en fonction de leur degré d’importance.
Préparer la conduite du changement
Cette étape est fondamentale pour les entreprises qui s’apprêtent à déployer une nouvelle solution de gestion intégrée. Puisqu’il s’agit d’un investissement conséquent en termes de temps et de budget, il est important de s’assurer que l’outil sera accepté et utilisé comme il se doit par vos collaborateurs.
Ces derniers peuvent avoir certaines habitudes de travail depuis plusieurs mois ou plus, et le passage d’un outil à l’autre, entraînant de nouveaux processus et de nouvelles fonctionnalités, peut être déstabilisant.
Il est donc recommandé de veiller aux points suivants :
- Consulter vos collaborateurs en amont pour bien comprendre leurs processus et leurs besoins
- Les impliquer dans le projet
- Leur présenter l’intérêt et les bénéfices qu’ils pourront tirer de son utilisation
- Leur permettre de tester par eux-mêmes les fonctionnalités et l’ergonomie de l’outil à travers un environnement de test
- Communiquer sur les différentes étapes et sur une date de mise en œuvre finale auprès de l’ensemble de vos collaborateurs. Celle-ci doit prendre en compte les délais de préparation, de test et de déploiement
- Prévoir un temps de formation des principaux utilisateurs et identifier des référents sur le sujet
Reprise des données : lesquelles choisir ?
La reprise des données consiste à sélectionner les données existantes que vous souhaitez conserver, avant de les importer vers votre nouvelle solution.
Vos données peuvent provenir de multiples sources et être stockées sur différents systèmes ou sur le cloud. Il est important de toutes les identifier, afin de ne pas en oublier lors de l’intégration.
Afin d’organiser au mieux cette reprise des données et éviter tous risques, nous recommandons de procéder dans l’ordre :
- Les données concernant les clients
- Les prospects
- Les projets
- La facturation
De plus, il est utile d’importer les coûts et le chiffre d’affaires des projets en cours pour avoir une meilleure analyse de rentabilité des projets en cours.
Choisir un prestataire : Pourquoi choisir IOvision ?
Notre solution de gestion intégrée IOvision favorise la bonne gestion et le pilotage à 360° de l’ensemble des activités de votre entreprise. Qu’il s’agisse de votre premier ERP, ou que vous envisagiez de changer votre ancienne solution, nous étudions vos besoins en profondeur pour une implémentation sereine et adaptée d’IOvision à votre système d’information. Pour y parvenir, nous vous accompagnons pendant toute la durée du projet, présent avec vous au sein de votre organisation.
Cette présence nous permet également de sensibiliser et de former l’ensemble de vos collaborateurs aux différentes fonctionnalités d’IOvision, ainsi que sur les avantages de son utilisation au quotidien. Nous assurons également la maintenance de votre nouvelle solution tout au long de votre utilisation.
Vous êtes une société prestataire de services
IOvision, solution de gestion à 360° de votre entreprise, est un outil puissant de pilotage de projets, conçu pour les sociétés prestataires de services.
IOvision est bâti pour :
- Les Bureaux d’études
- Les Sociétés d’ingénierie
- Les Entreprises de Services Numériques (ESN, SSII)
- Les Cabinets de conseil
- Les Éditeurs de logiciel
Vous souhaitez répondre à des enjeux stratégiques
Nos clients utilisent IOvision dans des contextes stratégiques à fortes valeurs ajoutées :
- Pour gérer des
projets répartis sur plus de 20 agences et à l'international : Biotope, bureau d’étude dans l’environnement, accompagne ses clients en utilisant l’ensemble des modules proposés par IOvision.
Leurs effectifs sont passés de 20 à près de 350 collaborateurs, depuis la mise en place d'IOvision à aujourd'hui
- Pour
gérer de nombreux projets simultanément et faciliter la refacturation entre filiales : Study Technologies, spécialisée dans l’assistance à l’ingénierie ferroviaire,
gère plus de 150 projets simultanément sur IOvision. L'outil a également contribué à la croissance de la société, dont les effectifs ont doublé depuis son déploiement en 2015.