Suivi des temps de travail avec l'ERP IOvision

Dans le cadre d’un projet que vous menez pour le compte de vos clients, le suivi des temps de travail est un élément essentiel qui revêt plusieurs enjeux. En tant que chef de projet vous devez, en effet, connaître le temps de travail qui a été réalisé par vos collaborateurs. Vous devez également savoir quelles sont vos ressources humaines disponibles pour les optimiser. Enfin, il vous faut évaluer la rentabilité du travail effectué.

En tant que responsable financier, vous devez également avoir une trace précise des temps de travail réalisés. En effet, Cela vous permet de garantir aux clients une facturation précise des prestations effectuées, afin d’éviter tout litige.

Afin d’assurer la meilleure transparence et d’éviter toute erreur dans cette tâche, IOvision est doté d’un module de gestion de projet qui intègre la saisie des temps de travail.

Pourquoi préférer saisir les temps de travail sur un logiciel ERP plutôt que sur Excel ? Quels sont les avantages de la saisie des temps de travail sur un logiciel ERP ?

La méthode traditionnelle présente des limites

L'avantage d'un logiciel de gestion par rapport à un tableur

Pendant longtemps, le suivi des temps de travail était effectué au moyen de tableur, notamment Excel. Cependant, ces outils ne vous mettent pas à l’abri des erreurs de saisie, et sont généralement la cause de perte de temps.

Le problème vient du manque d’ergonomie d’Excel. Bien qu’il s’agisse d’un outil puissant et efficace pour de nombreuses tâches, il en est autrement lorsqu’il s’agit de demander à vos équipes de s’en servir pour un sujet fastidieux et quotidien. Or, la saisie des temps de travail doit être quotidienne pour être précise. Il faut s’y tenir régulièrement, afin de s’assurer de ne pas oublier d’enregistrer chaque heure travaillée.

Par exemple, vous souvenez-vous sur quoi vous avez travaillé il y a 10 jours de 15h à 16h ? Vous l’avez peut-être noté dans un agenda, physique ou numérique, mais cette information n’est pas centralisé dans le système d’information de votre entreprise. Il vous faut alors la récupérer, et la saisir sur le tableur prévu à cet effet. Cela vous fait perdre du temps. Et lorsque l’on travaille sur plusieurs projets en simultané, la tâche devient encore plus complexe. La saisie des heures de travail de façon régulière est donc d’autant plus importante pour garantir l’exactitude des données. Sans parler du fait que vous devriez jongler entre différents fichiers Excel, augmentant ainsi les risques d’erreur de saisie.

Un tableur comme Excel, n’étant pas conçu principalement pour saisir les heures de travail de vos collaborateurs, manque d’ergonomie pour cette tâche. Vous vous heurtez alors au problème de motivation de vos employés pour réaliser cette tâche de manière rigoureuse.

Optez pour la simplicité

Comment s'articule la fonctionnalité de suivi des temps ?

La transparence est de mise avec la saisie des temps de travail sur IOvision. Au sein du module de Ressources Humaines, elle se situe dans l’onglet « suivi ». Vous y trouvez un agenda, affichant les jours de la semaine sur l’axe des abscisses, et les différentes missions auxquelles vous participez, sur l’axe des ordonnées.

Vous démarrez votre semaine par une réunion d’une heure pour faire le point sur les dernières avancées du projet en cours ? Vous pourrez alors inscrire 1 heure dans la colonne du lundi, sur la ligne correspondant aux réunions de suivi projet.

Ainsi de suite, vous remplissez votre semaine en inscrivant la durée des heures que vous aurez passé sur chaque sujet de travail. Il ne vous reste plus qu’à enregistrer votre saisie.

Ces informations sont directement visibles par le service de facturation, ainsi que par celui des ressources humaines et le chef de projet.

Centralisation et transparence des données

Toutes vos données au même endroit, en temps réel

IOvision réunit toutes les données de saisie des temps de travail au même endroit. Elles sont visibles par tous les services concernés de votre entreprise, et ce de manière simultanée. Vous éliminez ainsi la double saisie, et donc les pertes de temps. Que vous travailliez sur un ou plusieurs projets au même moment, vous réalisez la saisie des temps de travail sur une plateforme unique. Vous réduisez donc les risques de perte de données et gagnez du temps pour trouver celles que vous cherchez.

Ce temps gagné vous permet de vous concentrer davantage sur d’autres types de mission à plus forte valeur ajoutée pour votre entreprise.

Un autre avantage de la centralisation de ces données réside dans le fait qu’en cas de travail à distance d’une partie ou de la totalité de vos équipes, il vous est plus facile de suivre en direct ce sur quoi chacun travail. Cela vous permet également d’optimiser l’allocation de vos ressources humaines sur les différentes tâches qui composent votre projet. En effet, vous avez une vue globale

Maîtrisez vos projets de A à Z

La gestion du reste à faire : ajustez vos priorités

IOvision ne se contente pas d’enregistrer les heures de travail effectuées. Il agit également comme un assistant de vos projets, avec la gestion du reste à faire. Cette fonctionnalité supplémentaire permet un suivi précis de l’avancement de chaque tâche ou composante du projet.

Cela vous permet d'identifier les tâches qui restent à accomplir en enregistrant le temps passé sur chaque projet, puis en le comparant au temps initialement prévu. Cette analyse évalue avec précision si le projet est en avance, dans les délais ou en retard.

Cela vous facilite grandement la prise de décision stratégique. Vous pouvez ajuster les priorités en cours de route et optimiser en continue la planification des ressources. En fournissant un aperçu de l'avancement du projet, cette fonctionnalité est un outil important pour les chefs de projet et les équipes, leur permettant de prendre des mesures de manière proactive pour maintenir ou restaurer l'avancement du projet en fonction des objectifs établis.