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Study Technologies, spécialiste de l’assistance à l’ingénierie ferroviaire, sur IOvision

"Tous nos projets sont réalisés avec IOvision. L'outil a largement contribué à améliorer la qualité de nos données, quelles qu’elles soient. Cette solution a aussi la capacité de pouvoir traiter toutes nos particularités et a pu s’adapter complètement à notre besoin"

Contexte 

 
La collaboration entre Study et IOvision a démarré en 2015. C’est le groupe Ikos, auquel appartient Study, qui a réalisé l’appel d’offre et fait le choix d’IOvision. En effet, pour ce groupe ayant de multiples filiales, il fallait un outil capable de gérer toutes les interactions possibles et uniformisant la facturation interne au sein du Groupe.
IOvision répondant aussi parfaitement aux besoins chez Study, il a donc été adopté naturellement.
 
 

La réponse apportée par IOcean 

Avant d’utiliser IOvision, Study fonctionnait avec SAGE et Excel. Aujourd’hui, toutes les filiales du Groupe sont passées sur IOvision, qui leur a permis de progresser bien au-delà de l’aspect multi-sociétés. 
 
En effet, IOvision permet non seulement de faire ce qui était réalisé avant, de façon plus sûre (les données sont uniformisées et fiables) et beaucoup plus rapidement (95% du temps de traitement gagné sur la gestion des demandes de congés par exemple – très grosse diminution du temps de génération des factures internes…) ; mais l’outil propose surtout de multiples fonctionnalités d’analyse qui offrent un soutien indéniable aux prises de décisions
 

Caractéristiques du projet 

Avec IOvision, c’est réellement un bon en avant qui a pu être effectué et qui a accompagné la croissance de Study, qui avait 80 salariés en 2015 et qui a doublé depuis. Environ 150 projets sont en cours dans l’outil, à un moment donné. Tous les salariés utilisent les modules RH pour les demandes de congés et les notes de frais, ainsi que le module de gestion de projet pour la saisie et le suivi d’activité.
 
Aux services financiers, c’est une équipe d’une dizaine de personnes qui utilise les modules de contrôle de gestion et de facturation. Les données de paie sont, elles, importées dans l’outil. Enfin, le module de planification et de gestion de projet est extrêmement utile et utilisé pour le suivi des consultants et des projets eux-mêmes.
 

Mise en place du projet 

« Nous savions que la mise en place d’un ERP n’était pas forcément simple… et elle a été effectivement plus longue que prévue. La conduite du changement ne s’improvise pas ; d’autant plus que nous avions considéré avec l’équipe IOcean, que nous étions essentiellement sur des cas simples. Mais nous nous sommes rendus compte, après coup, que nous avions finalement beaucoup de cas spécifiques…Cela dit, c’est l’avantage de cet outil, qui a la capacité à pouvoir traiter les particularités et qui a pu s’adapter complètement à notre besoin (et qui le fait encore lors de nos demandes d’évolutions).»
 

Témoignage du client 

Tous nos projets sont suivis sur IOvision, à partir du moment où nous recevons le feu vert des clients, jusqu’à leur facturation. Nous pouvons ensuite effectuer le reporting financier qui est beaucoup plus simple à réaliser et plus fiable qu’avant, car on trouve toutes nos données au même endroit désormais. La base de données est très complète : il s’y trouve toute la vie de l’entreprise….  qu’il est aussi possible d’extraire et de « triturer dans tous les sens » pour créer tous les rapports dont on peut avoir besoin.
 
IOvision a aussi largement contribué à améliorer la qualité de nos données, quelles qu’elles soient. Lorsque nous avions notamment des factures impayées, nous passions beaucoup de temps à identifier la source du problème. Désormais, les systèmes d’alertes d’IOvision nous évitent ces situations. Il y a aussi beaucoup moins d’erreurs sur les fiches de paie, et donc moins de régularisations à faire ensuite. Nos données sont vraiment plus qualitatives aujourd’hui !
 
Depuis quelques années, nous sommes passés à un autre stade vis-à-vis de l’outil : on sent qu’on peut vraiment co-construire avec les équipes IOcean. Eux comme nous sommes dans une logique d’amélioration continue, ce qui nous permet de faire évoluer l’outil et de pouvoir répondre à toutes nos subtilités.
 
Nous sommes en effet, une société en croissance, donc chaque année, nous avons des nouveaux projets, des nouveaux types de contrats auxquels nous n’avions pas pensé auparavant, et IOvision s’adapte et nous permet de répondre à tous ces sujets. 
C’est donc un outil que je recommande pour toutes ces raisons !
 
Agnès Dauvergne, Responsable Qualité et Contrôle de gestion chez Study Technologies.

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