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La signature électronique dématérialise vos contrats, commandes et tout type de document sur IOvision

La signature électronique permet un gain de temps et une parfaite authentification des documents. Intégrée à nos applications et à IOvision, elle participe à plus de simplicité et d'écoresponsabilité.
La forte croissance des usages et des modes de consommation sur le web s’est accompagnée d’un rythme effréné vers la digitalisation de nos sociétés. La signature électronique s’est ainsi démocratisée pour répondre à ces nouveaux modes de fonctionnement, et combler des besoins qui sont apparus avec eux, en termes de gain de temps et de sécurisation des données.
 
Avec la signature électronique, le gain de temps s’acquiert sur le parcours de traitement des documents signés, qui sont généralement au format universel PDF, et peuvent être transmis instantanément. Quant à la sécurisation des données, la signature électronique garantit l’intégrité d’un document et authentifie son auteur, notamment par l’envoi d’un code via SMS ou mail, ou par la vérification en ligne des pièces d’identité des différentes parties.
 
 

Comment est née la signature électronique ?

 

C’est le développement de l’e-commerce qui est à l’origine de l’émergence de la signature électronique. Il a été rapidement accompagné d’un cadre juridique pour la réglementer. La première directive européenne entre en vigueur en janvier 2000 : elle confère à la signature numérique la même valeur juridique que la signature manuscrite et encadre notamment les éventuels conflits de preuves qui peuvent survenir.

  

Une évolution à mesure des avancées législatives 

 

Des précisions viennent s’ajouter à cette première directive européenne, comme en 2001, lorsque le certificat électronique qualifié devient obligatoire pour vérifier l’authenticité d’une signature. En 2002, des précisions sont apportées sur l’obtention de ce certificat. Dès lors, pour un prestataire souhaitant délivrer des certificats valides, il faut être agréé par le Comité français d’accréditation (COFRAC). 

 

Mais ce n’est qu’en 2005 que les contrats électroniques deviennent valables juridiquement, comme tout type de document électronique qui, à ce stade, ne l’était pas encore. Une des dernières avancées majeures dans le développement de la signature électronique est la réglementation de son usage dans le cadre des marchés publics, mise en place en 2012.

 

En 2014, le règlement eIDAS a pour objectif de renforcer la confiance dans les transactions électroniques au sein du marché intérieur. Pour y parvenir, il utilise un mécanisme de reconnaissance mutuelle des moyens d'identification électronique des États membres de l'Union Européenne.

  

Quelles solutions de signature électronique choisir ?

 

Il existe deux types d’outils de signature électronique :

 

- Les outils dits « simples » sont utilisés pour signer des documents peu, ou pas réglementés.

 

Microsoft Word embarque notamment un module de signature simple, qui permet d’insérer, sur un document, une signature préalablement numérisée (notamment de façon manuscrite sur un trackpad ou une tablette). Il permet également d’émarger un document avec une signature avancée, c’est-à-dire associée d’un certificat payant, qui attestera de son intégrité ainsi que de celle du document signé.

 

Adobe Fill & Sign, quant à lui, permet de gérer les tracés à main levée, afin de faciliter les paraphes et les signatures sur les documents. Il propose à chaque utilisateur deux emplacements de sauvegarde, prévus pour une signature et des initiales, qui peuvent ensuite être apposées et redimensionnées sur les documents directement.

 

- Les outils dits « avancés » sont conçus pour répondre aux exigences de conformité imposées par le règlement eIDAS.

 

Docusign propose des fonctionnalités permettant à l’auteur du document d’ajouter du texte, des cases à cocher ainsi que des champs de formulaire. Il a l’avantage d’intégrer directement des certificats conformes ETSI (institut européen des normes de télécommunications). L’utilisateur n’a donc pas besoin de payer des frais supplémentaires auprès d’un prestataire tiers de certification électronique.

 

Yousign, entreprise française, est validé par l’ANSSI (Agence nationale pour la sécurité des systèmes d’information), certifié par la réglementation eIDAS et conforme au RGPD. Yousign présente un tableau de bord qui rassemble les procédures en cours et permet de visualiser le statut de chaque document traité.

 

Universign est également qualifié selon le règlement européen eIDAS. C'est un service tiers en SaaS, présentant toutes les fonctionnalités de sécurité et d'horodatage, et dont l'API peut être intégré aux CRM, ERP et SIRH.

 

 

Le cas IOvision : la signature électronique intégrée à une solution de gestion

 

Les ERP (Progiciels de gestion d’affaires) sont des outils qui permettent la centralisation et le pilotage de l’ensemble des services d’une entreprise. Aujourd’hui, les enjeux d’évolution des ERP résident notamment dans la digitalisation toujours plus poussée de certains modules, dont ceux de gestion financière, suivi d'activité et suivi juridique. La signature électronique est un élément essentiel de ces évolutions.

 

Avec IOvision, vous gagnez ainsi en simplicité grâce à la signature des contrats, qui sont dématérialisés et intégrés dans l’outil. Par ailleurs, les deux parties signataires sont protégées par un niveau de sécurité et d’identification optimal. L’intégrité du document signé est également assurée, grâce à l’horodatage, qui garantit l’heure et la date d’une signature. Le caractère légal conféré à la signature électronique représente une preuve en cas de litige entre les deux parties.

 

Ainsi, avec notre solution de gestion IOvision, lorsqu’un document est édité, validé et transmis, il est préalablement signé avec un certificat numérique au nom de l’entreprise expéditrice. Ce processus fonctionne grâce à un PKI (infrastructure à clé publique). C’est cette signature « cachet-serveur » qui fait office de « tampon ou cachet numérique » de l’entreprise, et qui en certifie l’authenticité.

  

La dématérialisation des factures : une obligation à venir

 

En amont de ces problématiques de signatures électroniques, la digitalisation a déjà pris sa place dans les entreprises via la dématérialisation des factures. De même, la législation sur le sujet a évolué depuis ses débuts et est désormais bien encadrée. 

 

Ainsi, il est aussi nécessaire qu’une facture électronique atteste de son unicité et authenticité, car elle a une valeur fiscale. Pour cela, elle doit suivre un processus digital contraint, de sa création, jusqu’à sa transmission, sa réception et son archivage.

 

Rappelons qu’à partir du 1er janvier 2023, toutes les entreprises devront accepter les factures électroniques, et n’auront que jusqu’à 2025 pour les émettre également sous cette forme. Alors pour ceux qui n'y sont pas encore passés, il est temps de s'attaquer d'ores et déjà à la première étape !

 

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