La gestion de vos projets : un logiciel essentiel dans le pilotage de votre activité

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de projet ?

Menez vos projets en mode agile

Les outils de création et de suivi de projet 

IOvision vous propose une bibliothèque de « projets types », parmi lesquels vous pouvez choisir les modèles de projets selon la nature de ceux-ci. Vous définissez par exemple, au moment de la création de votre projet, si celui-ci sera réalisé selon un mode « forfait », ou en régie, ou encore selon un mixte des 2. Le suivi du projet au cours du temps sera fonction de ces critères et de même, par défaut, les factures que vous pourrez générer répondront à ces choix. 

De nombreuses fonctionnalités vous proposent tous les indicateurs dont vous pouvez avoir besoin et vous pouvez par exemple suivre, à travers un tableau de bord, l’avancement de votre projet, selon le temps réalisé et selon le « reste à faire », . Vous pouvez ainsi comparer, d’un coup d’œil, l’avancement réel du projet par rapport aux prévisions.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de projet ?

Qu’il s’agisse du pilotage des différentes activités et processus qui font partie de votre organisation, ou bien de la gestion de projets au bénéfice de vos clients, IOvision vous accompagne.

Simplifiez la planification et le suivi de vos projets

La planification est essentielle à la réussite de vos projets, car elle vous permet de bien coordonner vos ressources, humaines et matérielles. Chacun peut, à tout moment savoir sur quels projets travaillent les autres – avec la visibilité des aspects RH en sus (congés, maladie, formation  etc..) 

Le suivi, ou le monitoring, permet à vos équipes de savoir sur quel projet chacun travaille, et pendant combien de temps. Ce planning peut être ajusté en permanence :  ainsi, si une tâche prend du retard, le chef de projet peut le modifier , ce qui ajuste les autres paramètres en conséquence, automatiquement.

La gestion en souplesse de chaque étape

Le chef de projet peut gérer son propre découpage des tâches à réaliser, comprenant les différentes phases et les différents livrables. Cette tâche l’aide à mieux évaluer, par la suite, l’avancement des projets qu’il gère. 

Pour cela, il peut notamment s’aider d’un diagramme de Gantt, disponible dans IOvision, pour visualiser dans le temps ces diverses tâches. Grâce à ces données, il sait quelles tâches doivent être réalisées en priorité par rapport à d’autres tâches. 

Si vous gérez plusieurs projets en parallèle et que vos ressources sont partagées entre eux, le diagramme de Pert vous aide à organiser leur répartition de façon efficiente entre chacun d’eux. Tous les projets remontent dans la planification. Vous disposez d’une vision globale, par collaborateurs, des projets sur lesquels chacun travaille. 

Les collaborateurs saisissent le temps qu’ils passent à travailler sur leurs différentes missions, ce qui permet de connaître la charge du projet. Les temps saisis sont ensuite consultés par le chef de projet. Il peut ainsi vérifier que ses collaborateurs ont bien rempli les missions qu’il leur a affectées. En cas de besoin, il peut facilement corriger les éventuelles erreurs de saisi.

Soyez au point sur le reste à faire

IOvision permet la réévaluation du temps nécessaire pour réaliser vos projets. À chaque fin de mois, le chef de projet doit vérifier que l’avancement du projet correspond bien à ce qui a été planifié au départ. Si une tâche n’a pas été réalisée, il évalue le temps nécessaire restant pour la mener à bien. Il peut ensuite communiquer avec son client et réajuster, au plus tôt, la durée de l’étape en question sur le planning.

Équipez-vous d'une véritable plateforme collaborative

Le travail en commun est efficace sur IOvision. Chaque information est transmise en temps réel à l’ensemble des modules de l’outil, ce qui permet à vos équipes d’être sur le même niveau d’information en permanence. Cela leur permet de connaître l’avancement des projets et des tâches de chacun. Cela donne aussi une excellente vision de la disponibilité des ressources : « trous » dans le planning à venir, pour lesquels il faudra anticiper une activité à réaliser ; ou à l’opposé, planification d’une personne à long terme, indiquant qu’on ne pourra la positionner sur tel ou tel nouveau projet. 

IOvision favorise enfin le télétravail par l’information donnée à ce sujet : elle est disponible au niveau des plannings et permet une bonne organisation du travail en équipe.

La facturation fait, enfin, partie de cet ensemble ; donnant ainsi la possibilité au service, lorsqu’il constate que le projet a atteint des échéances de paiement (30% d’avancement – mise en production - fin du projet …), de le facturer.

C’est une fluidité de l’ensemble de la chaîne, qui est, de bout en bout, assurée.

Sécurisez vos échanges de données

La gestion de projet nécessite le partage d'information. C'est pour cela que l'ensemble du travail collaboratif est sécurisé sur IOvision. Les documents importants concernant vos projets peuvent être échangés entre vos équipes, sans risque d’être visibles par des personnes extérieures. Toutes les informations et divers supports en lien avec vos projets sont ainsi stockés, permettant aux divers services de les retrouver très facilement.

Sur quels critères choisir votre solution ?

IOvision est destiné à toutes les entreprises qui ont notamment besoin de mieux planifier et organiser leurs projets et leurs ressources. Bien sûr, plus la taille de votre structure est importante, plus il y a d’intérêts à utiliser une solution de gestion intégrée comme IOvision. C’est particulièrement le cas lorsque vos projets impliquent des compétences variées (comme le secrétariat, les ressources humaines, les achats, le développement, etc) qu’il s’avère le plus utile.

Selon les besoins que vous avez définis

En faisant l’état des lieux des différentes problématiques que rencontre votre entreprise, déterminez vos besoins pour savoir quelles fonctionnalités devront être impérativement présentes dans l’outil que vous allez choisir. Et plutôt que d’opter pour le logiciel qui présente le plus de fonctionnalités pour le prix le plus bas, il est conseillé de cibler celles qui répondent exactement à vos attentes.

Pour vous accompagner, nous étudions donc vos besoins en profondeur pour une implémentation sereine et adaptée, à votre rythme, en commençant par un périmètre réduit de fonctionnalités. Nous progressons ensuite, selon vos attentes et votre capacité à intégrer IOvision dans votre structure.

En fonction de vos priorités

Souhaitez-vous simplement assurer la gestion de projet et le suivi ? Ou avez-vous besoin d’un outil pour piloter l’ensemble de votre activité et qui pourra vous apporter tous les indicateurs financiers de rentabilité ?

En fonction de votre secteur d’activité

Le fait de choisir une solution trop généraliste en termes de métier n’est pas toujours une bonne idée. Cela vous demanderait, par la suite, de développer des adaptations de votre outil, entraînant des coûts supplémentaires.

IOvision est particulièrement adapté aux sociétés prestataires de services, comme :

- Les bureaux d’études

- Les entreprises de services numériques

- Les sociétés d’ingénierie

- Les éditeurs de logiciel

- Les cabinets de conseil

En local ou en SaaS

Les solutions locales sont installées directement sur le serveur de votre entreprise, ou sur l’un de vos postes de travail. Les solutions en SaaS, quant à elles, sont hébergées chez l’éditeur. 

Nous avons fait le choix de rendre IOvision disponible en Saas, afin de le rendre plus facile d’accès. Vous pouvez donc vous connecter à l’outil depuis n’importe quel appareil, même mobile, du moment que celui-ci est connecté à internet. Ainsi, vous pouvez facilement gérer vos projets, tout en étant en déplacement ou en télétravail.

Contactez-nous pour que nous prenions connaissance de vos besoins, et que nous vous présentions les avantages dont vous pouvez bénéficier grâce à IOvision !