Accompagner les entreprises dans la recherche et le déploiement de solutions de gestion est, pour les consultants, un travail de longue haleine. Il s’agit de prendre en compte la dimension humaine, organisationnelle et matérielle de l’entreprise afin de proposer des outils adaptés, tout en se montrant sensible à la culture de l’entreprise et comprendre les besoins de ses dirigeants. IOvision vous présente 7 conseils permettant de choisir et de déployer un système ERP permettant à vos clients de maximiser leur investissement.

1. Obtenir le soutien des dirigeants

Dans un premier temps, grâce à votre pédagogie, votre interlocuteur dirigeant devra adhérer au souhait de mettre en place un ERP. À partir du moment où le comité de direction approuve cette démarche le reste de l’organisation tend à se montrer favorable également. Dans un second temps, l’équipe dirigeante devra adhérer à la solution que vous préconisez, cela ne nécessite pas qu’ils connaissent tous les rouages des systèmes proposés, mais qu’ils en apprécient tout au moins les bénéfices et qu’ils aient conscience des enjeux pouvant causer des délais dans la mise en place du projet.

2. Établir une liste claire et exhaustive des exigences de votre client

Avant de commencer à consulter les fournisseurs, prenez soin de définir soigneusement la portée de votre projet. Concentrez-vous sur les processus métiers spécifiques et les exigences des systèmes en place. Plus vous acquérez de connaissances en amont, plus les éditeurs vous fourniront des propositions détaillées. Cette définition passe par une collecte des besoins et un engagement auprès des utilisateurs finaux à tous les niveaux de la hiérarchie.

La solution que vous proposez doit être adaptée et ajustée aux nécessitées de votre client et lui conférer un retour sur investissement ainsi que des bénéfices tangibles à terme.

3. Évaluer toutes les options

Il est également important de considérer le reporting et les paramètres de performance lors de la phase de sélection d’un système ERP. Ceci permet de savoir si le système proposé sera à même de fournir toutes les données dont les utilisateurs ont besoin ou si une personnalisation entraînant des coûts supplémentaires sera nécessaire.

L’intégration au système en place est également à considérer avec beaucoup d’attention. Une solution ERP qui ne fonctionne pas avec les systèmes existants peut  devenir coûteuse. Il est donc important de bien définir l’existant et de voir avec les prestataires les étapes à mettre en œuvre pour assurer la continuité des données.

4. Obtenir des références

Tout fournisseur de solutions ERP doit être capable de proposer au moins trois références de clients avec lesquels vous pourrez échanger, en leur demandant de vous faire part de leur expérience. Bien évidemment, le bouche-à-oreille est également très utile.

5. Personnalisation : pas de précipitation !

Avant d’envisager la personnalisation de l’outil, décidez avec le client du type de personnalisation nécessaire pour configurer et déployer la solution envisagée. Les systèmes hautement personnalisés génèrent un coût plus important, non seulement dans le déploiement initial, mais également lorsqu’ils doivent être mis à jour.

Les entreprises qui présentent des exigences particulières doivent être invitées à considérer celles-ci avec attention en vue d’éviter une augmentation des coûts trop importante. Les entreprises doivent comprendre et tolérer des cycles de mise en place plus long, un retour sur investissement à moyen terme ainsi qu’une certaine instabilité à court terme. À ce titre, une solution clé en main peut offrir moins de flexibilité mais plus de stabilité ainsi que des coûts initiaux et continus moins importants.

D’une manière générale, les processus métiers ont quasiment les mêmes bases dans la plupart des entreprises. Les ERP ont en général été conçus pour répondre aux process standards à travers les différentes entreprises ; c’est pourquoi les options de personnalisation ne sont pas toujours nécessaires. Mieux vaut parfois rester simple et éviter de vouloir personnaliser un système ERP inutilement.

6. Prendre en compte la gestion du changement

La gestion du changement de l’organisation est un facteur clé de la réussite du projet. Les solutions ERP sont destinées à faciliter de nombreuses tâches au quotidien et influent nécessairement sur  les activités des collaborateurs. C’est pourquoi il est important de gérer le changement au mieux, en mettant en place un plan de communication et des ateliers destinés aux acteurs principaux.

7. Ne pas uniquement compter sur le fournisseur externe

Il sera nécessaire de nommer un « expert » ERP en interne, idéalement, une personne à l’aise avec les systèmes informatiques, celui-ci sera votre interlocuteur et le lien avec le prestataire choisi. Il assurera la coordination sur la collecte de tous les besoins des utilisateurs, il devra connaître les tenants et les aboutissants du nouveau système et  s’occuper des formations en interne.