CONTRÔLER LE SUIVI DES TEMPS SUR IOVISION

En tant que solution de gestion et de pilotage à 360° de votre activité, IOvision dispose d’un panel de fonctionnalités pour chaque domaine de votre organisation, de la gestion de projets et d’affaires à la comptabilité et la finance, la gestion commerciale et les ressources humaines. La transversalité des données échangées entre ces métiers fédère vos collaborateurs autour d’une interface commune, conçue pour leurs besoins, favorisant ainsi leur performance collective.

L’un des points forts d’IOvision réside dans la transparence des activités menées et de l’évolution des projets au sein de votre organisation. Cette transparence est notamment permise par la gestion du temps et des activités.

Qu’est-ce que la gestion des temps et des activités ?

Il s’agit du report et du suivi des temps passés sur les différentes tâches et activités de l’ensemble des collaborateurs de votre entreprise. C’est un élément stratégique pour les Ressources Humaines de votre organisation, qui concerne notamment l’administration du personnel ainsi que la gestion de la paie et des congés.

Alors que le temps de travail en entreprise se complexifie, vous bénéficiez d’une assistance permanente dans sa gestion. Cela comporte plusieurs avantages :

- Une meilleure vision sur votre activité, vous permettant d’identifier les actions rentables

- Une meilleure gestion de vos plannings

- Une planification améliorée de vos projets

- Un gain de temps en termes de saisie des temps passés sur chaque activité

Le suivi des temps sur IOvision

La gestion des temps et des activités est un module commun à plusieurs métiers sur IOvision. Chaque collaborateur saisit ses temps passés sur les différents projets, et peut ensuite signer leurs feuilles de temps avec la signature électronique. Ce sont ensuite les Responsables de Projets et des Ressources Humaines qui exploitent ces données.

Les collaborateurs peuvent également saisir des heures spéciales, comme des heures de nuit ou des astreintes.

Le suivi des temps démarre au début du mois par la planification des actions à mener sur un projet.

Un peu avant la fin du mois, le compte rendu d’activité consiste à effectuer le suivi de ces actions. Les collaborateurs saisissent leurs temps sur IOvision, ce qui constitue des feuilles de temps.

À la fin du mois, c’est l’étape de la vérification des temps, également appelée workflow. Cette étape permet d’analyser les temps passés sur le projet, afin d’en déduire son coût et sa rentabilité. Une fois la vérification effectuée, les collaborateurs peuvent signer les feuilles de temps, ce qui valide le workflow.

Pour les Chefs de projets, un véritable outil de pilotage

De façon récurrente, les Chefs de Projets contrôlent les temps passés par leurs collaborateurs. Ils en vérifient la cohérence avec le plan prévisionnel, afin d’anticiper les éventuels risques de retard et d’encadrer le bon déroulement des projets. En effet, un projet est composé de différents sprints, pour lesquels des ressources sont allouées, en fonction des profils et des disponibilités des collaborateurs. Il est donc essentiel de veiller à la fluidité du déroulement de ces différentes étapes dans le temps.

Pour les Responsables des Ressources Humaines

Les Responsables des Ressources Humaines disposent de tableaux de bord dans IOvision, qui leur permettent de suivre les temps saisis par les collaborateurs sur différents projets. Ces tableaux de bord peuvent s’ajuster à différentes échelles. D’un projet en particulier, ou de l’ensemble de la société, par équipe ou par centre de profit, il est très facile d’adapter vos tableaux de bord pour exploiter vos données selon les contextes qui vous intéressent.

Ce suivi des temps saisis permet également de veiller au respect des obligations légales, en termes de droit du travail et de convention collective.