Qu’il s’agisse de piloter vos projets, de mesurer la rentabilité de votre activité ou encore de gérer votre comptabilité ou vos Ressources Humaines, l’ERP (Entreprise Ressources Planning ou PGI, Progiciel de Gestion Intégré) est l’outil approprié, vous permettant d’accomplir ces tâches avec efficience. Que vous utilisiez déjà une solution de gestion au sein de votre entreprise et que les données de votre activité y soient déjà stockées, que vous travailliez avec différents logiciels selon les métiers ou que vous soyez sur le point de déployer votre premier ERP, vous allez devoir procéder à l’import des données existantes dans ce nouveau système.
Plusieurs éléments sont à anticiper pour réussir cette étape, de façon sûre et exhaustive. La migration est, en effet, un processus qui ne consiste pas uniquement à transférer vos données, mais aussi à gérer toutes les opérations de qualifications de celles-ci, de leur transformation et de leur chargement vers l’outil de destination.
Manager la conduite du changement
Cette étape intervient obligatoirement pour les entreprises qui s’apprêtent à déployer leur première solution de gestion, mais elle est aussi fondamentale dans un projet de migration. Un projet de ce type représente un certain investissement non négligeable en termes de temps et de budget. Il est donc important de s’assurer que l’outil sera accepté et utilisé comme il se doit par vos collaborateurs. En général, ces derniers ont leurs habitudes sur d’autres outils, et ce depuis plusieurs années ; Il est donc recommandé de :
- Consulter vos collaborateurs en amont pour bien comprendre leurs process et leurs besoins.
- Les impliquer dans le projet, en leur demandant quels sont les outils qu’ils souhaiteraient voir interfacés avec la nouvelle solution de gestion.
- Leur présenter l’intérêt et les bénéfices qu’ils pourront tirer de son utilisation.
- Leur permettre de tester par eux-mêmes les fonctionnalités et l’ergonomie de l’ERP à travers un environnement de test.
- Communiquer sur les différentes étapes et sur une date de mise en œuvre finale auprès de l’ensemble de vos collaborateurs. Celle-ci doit prendre en compte les délais de préparation, de test et de déploiement.
- Prévoir un temps de formation des principaux utilisateurs et identifier des référents sur le sujet.
Il est important que les futurs utilisateurs finaux soient impliqués dans l’avancée du projet de déploiement, afin qu’ils soient rassurés sur leur capacité à s’approprier l’outil, mais aussi sur les avantages que ce dernier leur apportera dans leur travail.